O e-social O que é ? Quais seus benefícios e como funciona ?

O e-social se tornou obrigatório para grandes empresas e órgãos públicos desde janeiro deste ano ( 2022). O eSocial é uma plataforma que pode agregar e ajudar bastante empresas a se organizarem melhor trazendo uma economia de tempo.

Porém, muitas empresas e pessoas ainda não a conhecem e sabem que essa plataforma pode os ajudar a economizar mais tempo e ter mais organizações de muitos papéis básicos e que também são obrigados a fazê-lo.

E com isso, acabam perdendo um certo tempo e dinheiro sem perceber. Mas isso não é culpa deles, apenas não tiveram as informações sobre o assunto.

Se você é uma dessas pessoas ou até mesmo parecida, fique até o final deste artigo que você entenderá mais aprofundado sobre o e-social e o que ele pode agregar para a sua empresa.

1- O que é o E-social ?

Muitas pessoas ficam confusas por ainda não entenderem sobre isso e que podem estar perdendo muitas coisas por causa disso.

O e-social nada mais é que uma plataforma online do governo federal que unificou as 15 obrigações da área trabalhista para pessoas físicas, empresas e também pessoas jurídicas.

Esta plataforma foi uma maneira para que grandes empresas manterem uma contratação legalmente com menos trabalho. Sem precisar enviar para diversos lugares as papeladas, mas sim, um único lugar economizando tempo.

Em apenas uma simples plataforma tudo é resolvido com legalidade.

Foi uma inovação necessária para todos nesta área. Lembre-se: O eSocial é uma forma de agilizar os processos, garantir mais eficácia na fiscalização dos dados fiscais fornecidos e para garantir o cumprimento das obrigações acessórias.

15 Obrigações fiscais que fazem parte do e-social:

A plataforma exige 15 obrigações que devem ser realizadas ao preencher os dados. E são elas:

DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
Folha de pagamento;
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia da Previdência Social.
PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
CAFÉS – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
RAISA – Relação Anual de Informações Sociais;
LRE – Livro de Registro de Empregados;
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
CD – Comunicação de Dispensa;
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

Essas são algumas obrigações fiscais que fazem parte do e-social.

Até aqui entendemos o início sobre o que é o eSocial, mas para quem realmente ele é obrigatório ?

O envio obrigatório dos dados de Saúde e Segunda a do Trabalho ao eSocial iniciou no dia 10 de janeiro de 2022 para empresas do grupo 2, com um faturamento anual de até 78 milhões.

A entrega dos novos eventos da fase 4 do eSocial se encerra no dia 10/01, de Segurança e Saúde do Trabalho ( SST ), para empresas do grupo 2 com faturamento de até R$78 milhões e também o grupo 3 de empregadores do Simples Nacional, empregadores pessoa físico, (com exceção ao doméstico) produtor Rural PF e entidades sem fins lucrativos.

Algumas pessoas ainda não conhecem sobre os grupos no eSocial e qual seria o delas de acordo com a sua experiência. E no próximo tópico iremos entender melhor isso.

Eventos SST no eSocial

Antes de aprofundar, vamos entender o que seria “SST”. Saúde e Segurança no Trabalho ( SST ). Essa é uma das partes que mais devemos prestar atenção, pois é uma das obrigações dentro do eSocial que é essencial ter conhecimento.

A finalidade do SST é a substituição dos atuais formulários utilizados para envio do Certificado de Acidente de Trabalho (CAT) e do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), garantindo mais segurança e facilidade no envio das informações.

A mudança começou a valer ainda em 2021 para as empresas do grupo 1, que têm faturamento acima de R$78 milhões por ano. Para o grupo 4, composto por órgãos públicos e organizações internacionais, o prazo de envio das informações é no dia 11/07.

Na fase 4, se encontra três tipos de eventos;

s2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador.
s2240 – Condições Ambientais do Trabalho
s2210 Comunicação de acidente de Trabalho

Grupos no eSocial

Até aqui entendemos sobre os eventos SST do eSocial. Mas agora vamos entender um pouco mais sobre os grupos no eSocial.

No total são quatro grupos, cada tipo de empresa se encaixa em uma, onde cada grupo tem a sua obrigação. Os grupos são:

Grupo 1: Esse é o grupo das empresas com o maior faturamento. São empresas que têm um faturamento superior a R$78 milhões.

Grupo 2: Agora no grupo 2 estão as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$78 milhões e que também não sejam optantes pelo Simples Nacional.

Grupo 3: No grupo 3 ( Pessoas Jurídicas ) que são empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos.

E também empregadores pessoa física, produtor total PF, com exceção ao doméstico.

Simples Nacional é

Grupo 4: E por fim, o grupo 4 são os órgãos públicos e organizações internacionais.

Últimas Mudanças no eSocial

Sabemos até aqui sobre algumas coisas do eSocial, mas muitas pessoas ainda tem dúvidas de algumas atualizações, se algumas ainda estão em ativa ou não.

Em 2020 as principais mudanças foram na medida provisória da Lei da Liberdade Econômica.

Agora no ano de 2021 teve as seguintes atualizações:

Flexibilização das regras de impedimento para recebimento de informações.
Facilitação do registro de informações a obrigações fiscais e previdenciárias, e aos depósitos de FGTS
O CPF do colaborador será atualizado como identificação única, não sendo mais exigido o NIS.
Simplificação para declarar remuneração e pagamentos.

A partir de 10 de janeiro de 2022 começou a valer o cadastro obrigatório no eSocial de empresa ou pessoa física que faça contraste.

2- Vantagens e cuidados que você deve ter

Uma das vantagem que até mesmo já comentamos, é que o e-social irá nos economizar tempo e trazer menos estresse.

Nele você consegue resolver tudo, sem precisar um monte de papelada, enviar para cá e para lá toda hora e todo aquele stress para ser resolvido.

Além dessa vantagem, tem o recolhimento do FGTS e de até mesmo outros meios sem ficar se preocupando com todos os cálculos. E ainda, ter uma entrega de todos os dados mais fácil e simples.

Trazendo o objetivo que é agilizar e simplificar essa parte trabalhista sem estresse para ambos lados.

3- Quando começar a usar o e-social

Até aqui foi entendido o que é o e-social, algumas obrigações, desvantagens e cuidados que você deve ter.

Foi declarado que a partir de janeiro é obrigatório que toda empresa ou pessoa física que contrata empregadores de serviço deve ter o e-social, desde que a contratação resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

Deste modo, caso você tenha uma empresa ou seja pessoa física que contrata um trabalhador é obrigatório você se cadastrar no eSocial.

4- O que você precisa para fazer o seu e-social

Para acelerar o seu processo, iremos passar a seguir uma base do que você precisa para fazer o seu e-social.

1- Preparação dos documentos

A primeira parte básica para você começar a fazer o seu eSocial é ter em mãos todos os documentos básicos, como: Qualificação fiscal, qualificações administrativas referente a atividade e ao ambiente de trabalho.

2- certificado digital

Na parte do certificado digital, seria uma assinatura eletrônica. Ter o modelo A1 e A3 seria interessante.

3- Documentação atualizada

Pode até parecer besteira, mas tendo a documentação em dia, tudo certo poderá muito bem agilizar.

Já aconteceu e acontece esse tipo de coisa com diversas pessoas de perderem seu tempo não terem visto que seus documentos não estavam atualizados. E por isso, é importante passarmos essa preparação para já estar ciente do processo.

Dica:

Para finalizar esta parte, essa dica é extremamente importante para lhe ajudar em qualquer processo dentro do eSocial.

Entenda como funciona o E-social, o que deve fazer, como funciona por dentro da plataforma e etc.

5- Quem deve usar a plataforma ?

Essa é uma grande questão para muitas pessoas, onde elas não sabem se precisam ou não fazer o e-social e então ficam e se sentem perdidas.

Pessoas que devem usar são pessoas que possuem empregados para poder cumprir as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

Em 2018 se tornou obrigatório para que empresas façam o cadastro no eSocial para cumprir as obrigações trabalhistas e caso não seja enviado o eSocial, pode levar uma certa multa. E certamente você não quer isso, então se você faz a contratação, não deixe para depois.

6- Como funciona o e-social

Até aqui entendemos o que é o e-social, que ele é obrigatório, algumas dicas e cuidados que toda empresa e pessoa que faz contratação deve ter. E para avançarmos, vamos entender como o eSocial funciona.

O funcionamento do e-social é online, sabemos que de início você cadastra a empresa,envia os documentos e espera até a aprovação. Após isso, só começar a usar.

Passo a passo para fazer o cadastro do empregado

Agora que você já entendeu um pouco das partes básicas do eSocial na prática, vamos para a prática para que na hora você não se perca.

Passo 1: Seu CPF

A primeira questão a ser analisada é a mesma de que já comentamos acima. A primeira coisa para se conferir é se o CPF está em ordem e o nome limpo.

Caso o CPF esteja bloqueado pela Receita Federal, é necessário que você regularize o sistema, pois o sistema não permite neste caso

Passo 2: O Acesso

Após conferir o CPF, acesse o site do eSocial para gerar um código de acesso, onde você preencherá o CPF e data de nascimento.

Caso também localize um vínculo com declarações de imposto de renda ( IR ), o site libera os campos para ser informado os recibos dos últimos dois anos. Se não houver o IR, ele pedirá o número de eleitor.

Pronto, após este processo será gerado um código para você trocar de senha.

Passo 3:Cadastro do empregador

Após este processo inicial, você irá acessar o sistema, onde será direcionado a uma tela para fazer o cadastro do empregador, onde irá informar o e-mail e o número do celular ou fixo.

Lembre-se: Após confirmação desses dados, é importante sempre atualizá-los caso necessário. Você também poderá adicionar mais informações complementares como:

Opção pelo registo eletrônico de empregados.
Indicação da situação da pessoa física, informando a sua regularidade, o encerramento de espólio ou até mesmo saído permanente do país.
Informações da empresa de softwares.

4: Registro do contrato de trabalho doméstico

Agora o próximo passo é fazer o registro do contrato de trabalho doméstico e do contrato de trabalho. Para fazer isto, na tela “Gestão de trabalhadores” clique no botão “Cadastrar/admitir” para fazer o registro.

Passo 5: Dados do empregado

Agora chega a hora mais esperada. Nesta tela você irá adicionar a data de nascimento, admissão, o grupo e a categoria do empregado. Você vai escolher a opção “empregado – Doméstico”. Após isso, será pedido as seguintes informações:

Número do NIS ( NIT/PIS/PASEP/SUS)
País de nascimento
Raça
Estado civil
Escolaridade
Endereço completo
Dados da previdência social ou carteira de trabalho.
Informações de contato

Passo 6: Cadastro dos dependentes

Pode acontecer também do empregado ter dependentes, desta forma marque a opção “Preencher dependentes” para colocar as seguintes informações necessárias:

CPF, caso tenha.
Data de nascimento
Nome Completo
Tipo de dependente

Além disso, é necessário dizer se o dependente é fins de educação do imposto de renda ou também se tem alguma incapacidade física ou mental.

Passo 7: Dados do contrato de trabalho

E agora para finalizar esta parte, é preciso preencher os dados sobre o contrato de trabalho. Para isso, é pedido:

Cargo
Tipo de contrato
Salário base
Periodicidade do pagamento, ou seja, se ele é semanal, quinzenal, mensal…
Endereço de onde será realizado o trabalho
A jornada do trabalho

Pronto, você indo como base esses 7 passos irá acelerar o processo do seu cadastro no eSocial de uma forma correta sem estresse.

Lembrando que o eSocial é obrigatório para empresas ou pessoas que contratam outras pessoas para trabalharem, pois é a forma de se fazer de uma maneira legal para as obrigações trabalhistas.

Atenções que você deve ter

Podemos perceber que devemos estar bem atentos em relação ao eSocial, pois, com a sua obrigação para empresas ( empregadores ) vêm consequências de quem não segue as regras.

E por isso iremos passar agora alguns cuidados que você deve ter para não acabar tomando decisões que não gostaria no futuro.

Multas e sanções

Uma das atenções que você deve ter é as multas de atraso ao enviar o e-social e a falta de informações nos documentos. Uma das multas é falta de exames médicos, onde pode chegar a até R$4.025,33 por empregado.

E enquanto isso, a omissão de dados para afastamento temporário pode chegar a até R$181.248,63.

Atualizações do cronograma

Algo que se deve estar sempre atento é nas atualizações do cronograma. Passamos por uma grande situação de pandemia, onde afetou quase todas as áreas, e neste caso fez com que o cronograma de implementações fosse suspenso temporariamente.

Dessa forma, as implantações serão realizadas em breve, e com um anúncio feito com uma antecedência de seis meses para que todos possam se organizar.

Conferência de dados

Como falamos logo acima, a falta de dados pode gerar uma certa multa, e isso se deve dar uma atenção. Procure sempre analisar se os cadastros estão corretos, para que dessa forma ao enviar o seu eSocial, não haja divergências e multas.

Pode parecer trabalhoso, mas é importante revisar, conferir e ter a certeza que está tudo em ordem para evitar futuros problemas.

Conferência dos dados pertinentes a dependentes e pensões

Mais uma das atenções é a conferência dos dados pertinentes a dependentes e pensões, onde eles podem gerar irregularidade no pagamento de benefícios futuros.

Dados dos trabalhadores ativos

Cuidado também sobre o cadastro dos trabalhadores sem vínculo ( como diretores não empregados ) se está tudo correto. Se necessário e com dúvidas, confira e analise os dados.

PPRA e PCMSO

Essas duas partes devem estar nas informações do empregador, isso é uma atenção essencial que se deve ter. Caso você não se lembre o que significa cada um deles, está logo abaixo:

PPRA = Programa de Prevenção de Riscos Ambientais.

PCMSO = Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional.

Detalhes de atestados médicos

Sempre haverá em algum momento pessoas que precisam de atestado médico, e na parte da empresa é preciso sinalizar ele no sistema.

E precisa tomar cuidado com o prazo indeterminado, pois isso poderá gerar inconsistência no sistema.

Envio dos arquivos no eSocial

Agora, na questão do envio dos arquivos, é obrigatório o uso de certificados sociais.

É a certificação que garante a autenticidade jurídica, então se você usa o certificado digital para outras finalidades, pode aproveitar ele mesmo assim.

Caso ainda não o tenha, procure uma autoridade certificadora autorizada pelo órgão de infraestrutura de chaves públicas Brasileiras (ICP – Brasil ) e solicite o seu.

Estes foram alguns cuidados e atenções que você precisa ter para evitar que se tenha problemas futuros.

Já entendemos bastantes coisas do eSocial, agora você que ainda tem dúvidas de enviar o eSocial, no próximo tópico iremos entender sobre isso.

Maneiras para enviar o eSocial

Sabemos que para enviar deverá ser pelo eSocial, mas quais seriam as maneiras de enviar para que possamos ver a melhor para nós ? Confira isso agora.

Os documentos podem ser enviados de duas formas:

Por um sistema de propriedade do empregador ou até mesmo contratado de terceiros. Para enviar ele precisa ser assinado digitalmente ( com a utilização de um certificado digital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, onde receberá um recibo de entrega.
Uma outra forma é direto no portal do eSocial pela internet, onde o preenchimento e salvamento dos campos e telas já são operados a geração e transmissão do evento.

Lembre-se das atenções e cuidados que foram passados acima.

Conclusões

Parabéns por ler até aqui! Neste artigo você se aprofundou um pouco sobre o e-social. E entendemos o que ele é, que seria uma plataforma online para cumprir obrigações e leis voltadas ao trabalhador.

Como também, as vantagens, alguns cuidados, como funciona, quem deve usar, algumas obrigações para quem usar e muito mais sobre essa questão que toda pessoa ou empresa que faça contratação deve ter.

Espero que você tenha compreendido este conteúdo. Caso queira ter mais conteúdos como esse, só acessar o nosso blog/… e bons estudos.

Te espero no próximo artigo!